L’une des étapes les plus redoutées dans la vie informatique d’une entreprise est sans nul doute possible un projet de migration. Énergivore et concentrant tous les enjeux de performance d’une structure, le changement de progiciel de gestion peut cependant s’effectuer sans difficulté à condition de bien gérer les risques. Découvrez nos conseils pour bien réussir au mieux votre migration.
Pourquoi entreprendre un projet de migration ?
La démocratisation d’Internet a favorisé une croissance continue des données, avec une moyenne de 33,8 % par an depuis 2016 où leur volume était de 16,1 Zo selon IDC France (International Data Corporation). L’institut a calculé qu’à ce rythme, le volume des données serait de 163 Zo en 2025.
Un projet de migration n’est ni plus ni moins qu’un important transfert de données depuis une source vers un nouvel emplacement de stockage d’un progiciel de gestion, une application cloud ou une base de données. Mais, ce type de changement est rare, car son coût n’est amorti que sur de très nombreuses années. C’est aussi un projet risqué. Dans ce contexte, qu’est-ce qui peut bien pousser un assureur à migrer ?
Développer l’analyse en optimisant le temps d’administration des données
La gouvernance des données est un enjeu majeur dans le cadre de la transformation numérique des entreprises. Cela est particulièrement vrai dans le monde des assurances, secteur où l’humain est au cœur des offres. C’est ce qui explique l’obligation d’entreprendre un projet de migration pour passer d’une logique d’administration simple de ses données à la valorisation de celles-ci. Car, toujours selon les études d’IDC, l’analyse ne représente que 1/5e du temps hebdomadaire consacré à la donnée, le reste étant ventilé entre la recherche, la préparation, la protection et la gestion des doublons.
Ainsi, on dégage trois motivations principales pour lancer un projet de migration.
1. Sous-traiter l’aspect réglementaire de l’activité
Le poids du réglementaire est de plus en plus important dans l’activité assurancielle. Il n’est donc plus exclu de sous-traiter cet aspect auprès d’un éditeur-hébergeur qui va mutualiser les différents sujets : RGPD, taxation, garanties obligatoires, obligation liée à solvabilité II, plan de continuité d’activité…
2. Automatiser son acte de gestion pour le reporter sur l’adhérent
L’automatisation permet aux adhérents de réaliser par eux-mêmes certains actes dans leur espace personnel : adhésions, résiliations, changements de situation, etc. Il est également possible d’automatiser les flux et données provenant des employeurs dont la gestion est simplifiée pour la DSN (Déclaration sociale nominative).
Ces processus mis en place offre un vrai gain de performance et ROI mesurable assez rapidement.
3. Mutualisation des coûts
Les coûts de gestion dans l’assurance des personnes embarque de plus en plus de choses, notamment la sécurité des systèmes d’informations. En mutualisant le coût global de gestion, il est possible de réaliser des économies d’échelle par la définition d’un coût à l’adhérent tout inclus.
Un projet de migration permet donc de répondre à diverses problématiques. En migrant vers un progiciel de gestion permettant d’optimiser le temps d’administration, il est ainsi possible aux assureurs de se consacrer à l’analyse et au développement de nouvelles offres en s’appuyant sur la business intelligence au carrefour du marketing et de l’informatique.
Quels sont les tendances et les enjeux d’un projet de migration ?
Un progiciel de gestion pour un assureur, un courtier ou un gestionnaire est le cœur du réacteur. C’est l’outil par lequel ils recouvrent leurs prestations et délivrent toute leur qualité de service. En cas de dysfonctionnement, il existe un vrai risque de déficit d’image. L’obligation de réussite est donc très forte en matière de projet de migration dont la durée varie de 12 à 18 mois. Ce gros projet peut mobiliser jusqu’à 10 personnes à temps complet.
Une construction en points de chute
Durant ce parcours à l’effet tunnel, on ne peut pas avoir une approche itérative et incrémentale de l’intégration tout comme il n’est pas possible de procéder en « one shot ». L’alternative à ces deux options tantôt bloquante, tantôt brusque est la construction de la solution aménagée avec des points de chute qui permettent de visualiser la construction de la solution à mesure de l’avancée du projet de migration.
De l’indispensable interconnexion
« Si on regarde les tendances des dernières années, on est passé d’un logiciel de gestion ERP isolé à une brique logiciel dans un système urbanisé. On est de plus en plus interconnecté et la migration embarque de plus en plus d’outils, comme un OAV (outil d’aide à la vente en ligne) ou un CRM connecté en temps réel avec les autres outils de gestion. » Pour favoriser le dialogue entre les logiciels, il faut qu’ils soient synchronisés. On rentre donc sur des migrations multiples et impliquant le réseau de soins. C’est ce qui fait que la migration est si complexe, car les pilotages sont à plusieurs niveaux et exigent des compétences différentes.
Il est donc indispensable d’opter pour un progiciel proposant des API ouvertes sur les prestataires, notamment pour la connexion sur plusieurs concentrateurs ou réseaux de soins. « Tout doit être connecté sans couture. » Ainsi, à la veille comme au lendemain de la migration, l’adhérent retrouve le même montant dans le calcul de sa prise en charge.
Quels sont les risques et les opportunités d’un projet de migration ?
Un projet de migration compte cinq risques majeurs.
- Risque 1 : un manque d’adaptabilité
Lorsqu’un client souhaite changer de progiciel de gestion, il doit s’interroger sur ce qu’il attend de ce dernier : un progiciel standardisé auquel il est prêt à s’adapter ou un spécifique qui lui permettra d’imposer ses process.
En choisissant un progiciel standardisé, quand bien même il serait paramétrable grâce à plus de 2500 règles comme l’outil CIM, il est difficile d’épouser pleinement les process en place dans l’entreprise. Les projets qui réussissent le mieux sont donc ceux pilotés par un responsable de projet capable d’embarquer ses équipes vers le changement. En effet, le problème du spécifique est qu’il crée de la charge supplémentaire et du risque, car un spécifique demande à être stable quand un progiciel fonctionne à sa manière de façon éprouvée chez X clients.
- Risque 2 : une mauvaise compréhension entre client et éditeur
Client et éditeur doivent s’entendre sur ce qui est attendu du changement de solution. Cela peut être un gain de performance, l’abandon d’une solution peu aisée à gérer, la recherche de coûts plus faibles.
Si l’enjeu est de ne pas bousculer les habitudes des utilisateurs, le projet est particulièrement complexe. Par exemple, lorsqu’une assurance a développé de nombreuses formules de garanties et de tarifications, l’idéal est de les rationnaliser pour décomplexifier les produits avant le projet de migration. C’est d’ailleurs une opportunité d’amener ses adhérents vers de nouveaux produits aux garanties plus adaptées et ainsi éviter de gérer des produits fédérant peu de clients.
- Risque 3 : une étude de cadrage précipitée
Aller trop vite dans le projet et ne pas prendre le temps de confronter chaque domaine au progiciel peut créer des difficultés dans le développement du projet de migration. L’étude de cadrage, réalisée à travers une série d’ateliers, doit permettre de vérifier que le fonctionnement du progiciel correspond bien à ce qu’attend le client.
L’autre piège relatif au cadrage est le changement des parties prenantes entre le moment de l’étude et la mise en place du projet de migration, avec in fine des désaccords et des tensions naissantes dans les équipes. Dans tous les cas, il faut veiller à la sécurisation de la migration : dès l’instant où elle est lancée, il faut être sûr que cela va marcher.
- Risque 4 : un absence d’instance d’arbitrage
Les écarts sont courants dans un projet de migration. L’absence d’une instance d’arbitrage chez le client et l’éditeur ne permet pas de les gérer au mieux.
- Risque 5 : une allure crescendo
Penser que l’on peut prendre son temps est également un facteur de risque car cela ne donne pas le ton d’un déploiement agile. « En réalité, les projets réussissent ou se perdent au démarrage. »
Quels sont les facteurs de réussite d’un projet de migration ?
Un projet de migration implique de pouvoir visualiser la bascule. Cela n’est possible qu’à certaines conditions :
- La permanence des équipes
- L’implication des directions de l’éditeur et du client
- Le positionnement en face à face des personnes partageant la même culture métier pour faciliter le dialogue : chef de projet et chef de projet, par exemple.
- Un état d’esprit win-win du projet à la signature du contrat
- La maîtrise des engagements réciproques (techniques, organisationnelles…)
D’un point de vue « delivery », un projet de migration doit assurer la continuité des services d’un client pour ses propres clients : CRM , parcours de vente. Ce projet doit également lui assurer une amélioration des usages au quotidien grâce à des tâches itératives automatisées,
remettant ainsi le cœur de métier du client au centre de l’attention.
Pour conclure, un projet de migration porte un fort enjeu business. Pour le réussir, il est nécessaire qu’il soit abordé comme une démarche d’intégration structurée afin de respecter les objectifs (qualité, délai, budget) et améliorer les usages quotidien. Éditeur comme client doivent bien poser les attentes et les possibles dès l’étude de cadrage pour faire de ce changement une étape réussie vers une performance et un ROI optimisés.
Culturellement proche de ses clients, CIM a la particularité d’être éditeur, intégrateur et hébergeur. En dehors des cas des plateformes de gestion, sa solution présente donc l’avantage de ne pas subir une relation tripartite pour votre projet de migration. De plus, elle permet de travailler en marque blanche sur du multi-organismes avec une base unique.
